○入間東部地区消防組合消防本部及び消防署文書取扱規程
昭和53年5月24日
訓令第2号
(趣旨)
第1条　この訓令は、別に定めるもののほか入間東部地区消防組合消防本部及び消防署における文書の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(文書取扱いの原則)
第2条　文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。
(文書の横書)
第3条　文書は、すべて横書きとする。ただし、次の各号に掲げるものは、この限りでない。
(1)　法令等の規定により横書きにすることができないもの
(2)　前号のほか、横書きにすることが不適当と認められるもの
(到達文書の処理)
第4条　消防本部に到達する文書は、すべて総務課において収受し、次の各号により処理するものとする。
(1)　親展、秘密又はこれに類する表示のある文書(以下「親展文書」という。)を除く文書は、開封査閲し、文書収受発送簿(様式第1号)に所要事項を記載し、当該文書の余白又は封書に収受印(様式第2号)を押印し、その収受印に暦年による一貫番号を文書収受発送簿に基づいて記入、収受のうえ所管課(室を含む。以下同じ。)に配布すること。
(2)　親展文書は、封書に収受印を押し、閉封のまま親展文書配布簿(様式第3号)により所管課に配布し、受領印を徴すること。
(3)　書留、速達、小包の特殊郵便物及び小荷物は特殊郵便物配布簿(様式第4号)により所管課又は受信人に配布し、受領印を徴すること。
2　前項第1号に掲げる文書で次の各号に掲げるものは、収受印及び記載を省略することができる。
(1)　請求書、領収書、見積書並びに案内書その他これらに類する軽易な文書で記載の必要のないと認められるもの
(2)　新聞、雑誌、冊子その他これらに類する印刷物で記載の必要がないと認められるもの
3　消防署に到達する文書は、総務課において収受し、第1項の規定に準じて処理するものとする。
(執務時間外に到達する文書)
第5条　執務時間外に到達する文書は、当直員において収受し、次の各号により処理しなければならない。
(1)　当直日誌にその種類、件数を記録すること。
(2)　至急電報、親展電報等急を要すると認められるものは、ただちに受信人又は所管課長(室長を含む。以下同じ。)に通報又は送付し、その旨当直日誌に添書すること。
(文書の起案)
第6条　文書の起案は、次の各号により起案しなければならない。
(1)　起案用紙(様式第5号)を用いること。ただし、定例又は軽易なものについては、その文書の余白に記載し、又は帳簿をもつて処理することができる。
(2)　常用漢字及び現代仮名遣いにより簡明に記載すること。
(3)　関連事項は、できるだけ一括して起案すること。
(起案文書の処理)
第7条　起案文書は、次の各号により処理しなければならない。
(1)　起案者は、当該事案を所管する係長から順を経てその権限を有するものの決裁を受けること。
(2)　事案がほかの課、署に関係ある文書は、関係課長又は署長に合議してから決裁を受けること。
(3)　合議を受けた事項に疑義又は異議のあるときは、起案課と協議し、なお意見が一致しないときは、双方の意見を具して決裁を受けること。
(緊急処理)
第8条　緊急に処理する必要があり、かつ、正規の手続を経る暇のない事案は、ただちに口頭によりその事項について決裁を受けて処理することができる。この場合においては、前2条の規定に準じて手続きをとらなければならない。
(浄書)
第9条　文書の浄書は、所管課で行うものとする。
2　文書の日付は、特に定めるものを除き決裁の日とする。
3　浄書した文書は、原議と校合し、当該案文と相違ないことを確認した後、当該浄書又は校合した者が原議の所定欄に認印しなければならない。
4　発送する文書は、浄書及び校合したのち入間東部地区消防組合公印規程(昭和53年訓令第1号)の定めるところにより当該決裁文書に添えて公印の管守者に回付し、所定の箇所に公印の押印を受けなければならない。
(記号及び番号)
第10条　発送文書には、文書収受発送簿に所要事項を記載したのち、次に定める記号及び番号を文書収受発送簿に基づいて附さなければならない。
(1)　総務課　入東消総
(2)　予防課　入東消予
(3)　警防課　入東消警
(4)　救急課　入東消救
(5)　指令課　入東消指
(6)　消防署　入東消署
2　収受文書に関して文書を発送するときは、その収受番号をもつて発送文書の番号とする。
(文書の発送)
第11条　文書の発送は、原則として総務課において行う。ただし、特に急を要する文書、特に重要な文書等でその必要があると認める文書は、所管課において発送することができる。
2　郵便切手又ははがきを使用して発送する場合は、郵便切手(はがき、現金封筒)交付台帳(様式第6号)に所要事項を記載のうえ交付をうける。
3　所管課は、文書を発送したときは、起案文書に発送年月日を記入するとともに発送者が押印しなければならない。ただし、後送した場合は、その旨を併せて記入しなければならない。
(文書の保管)
第12条　文書は、常に整理し、紛失、損傷を防止し、非常に際してはいつでも持ち出せるようにしておかなければならない。
(保存種別及び期間)
第13条　文書の保存種別、期間及び表示色は、法令その他別に定めがあるもののほか、次のとおりとする。
第1種　永久保存　赤色
第2種　10年保存　緑色
第3種　5年保存　茶色
第4種　1年保存
2　第1種から第4種までのそれぞれに属する文書は、別表のとおりとする。
3　文書の保存期間は、その文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。ただし、会計年度によるものは、その文書が完結した日の属する年度の翌年の4月1日から起算する。
(整理)
第14条　文書の整理は、次の各号により行うものとする。
(1)　係別、業務別に分類すること。
(2)　同一事案の文書は、完結年月順にすること。
(3)　表紙及び背表紙を用い索引をつけること。ただし、第4種保存文書は、索引を省略することができる。
(4)　編さんの厚さは、9センチメートルを限度とする。
(5)　1年分を分冊又は2年以上を合冊したときは、それを明確にするため表示をすること。
(保存文書の廃棄)
第15条　保存文書がその期間を経過したとき、又は保存期間中の文書であつても保存の必要がないと認めるものは総務課において、保存文書廃棄処分目録(様式第7号)により関係課の合議のうえ消防長の決裁を受けて廃棄処分するものとする。
2　廃棄文書であつてほかに悪用のおそれのあるもの又は機密に属するものは、その部分を抹消又は裁断する等適宜の処置を講じなければならない。
(補則)
第16条　この訓令に定めるもののほか、文書の処理については、ふじみ野市公文例規程(平成17年ふじみ野市訓令第12号)の定めるところによる。
附　則
1　この訓令は、公布の日から施行する。
2　入間東部地区消防組合消防本部及び消防署処務規程(昭和49年訓令第3号)は、廃止する。
附　則(平成19年訓令第6号)
この訓令は、平成19年6月1日から施行する。
附　則(平成28年訓令第23号)
この訓令は、公布の日から施行する。

別表(第13条関係)
1　第1種(永久保存)
(1)　条例、規則の原本及びその関係書類
(2)　訓令、指令及び例規となる通達又はこれに準ずる文書
(3)　訴訟、和解及び審査請求に関する文書
(4)　組合議会の会議録及び議決書
(5)　組合財産並びに公の施設の設置及び管理処分に関する書類
(6)　職団員の身分、進達、賞罰等人事に関する重要な文書
(7)　許可、認可又は契約に関する重要な文書
(8)　組合債又は借入金に関する重要な文書
(9)　名簿、原簿及び台帳等で重要な文書
(10)　組合の沿革に関する統計その他で重要な文書
(11)　各種事業創立に関する書類
(12)　起債、補助金に関する書類
(13)　前各号のほか、将来証拠並びに参考となる書類で11年以上の保存の必要があると認められるもの
2　第2種(10年保存)
(1)　予算、決算及び出納に関する帳票及び証拠書類
(2)　組合債に関すること。
(3)　寄附受納に関する重要なもの
(4)　決算認定の終つた物品に関する書類
(5)　財産、公の施設その他の物件の使用貸借契約に関すること。
(6)　印鑑に関する書類で第1種以外のもの
(7)　11年以上の保存を要しないが10年間保存の必要があると認められる文書
3　第3種(5年保存)
(1)　照会、回答その他往復に関する重要なもの
(2)　旅行、研修復命書、出張命令簿、休暇願、時間外勤務命令簿
(3)　一時の処理にかかる願、届出及び通達等
(4)　調査、統計、報告及び証明に関すること。
(5)　その他5年間保存の必要があると認められるもの
4　第4種(1年保存)
(1)　照会、回答、願、届及び報告等の書類で軽易なもの
(2)　第1種から第3種に属しないもの

様式第1号(第4条関係)

文書収受発送簿

収発月日

差出先又は宛名

件名

主任者印

処理の要領及び月日

番号

月　　日

　

　

　

月　　　日

月　　　日

　

　

第　　　　号

担当者印

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

様式第2号(第4条関係)

　　　　 イメージ

様式第3号(第4条関係)

親展文書配布簿

収受月日

差出先

所管課名

受領月日

受領者印

取扱者印

備考

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

様式第4号(第4条関係)

特殊郵便物配布簿

収受月日

荷扱区分

個数

差出先

所管課名

受領月日

受領者印

取扱者印

備考

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

様式第5号(第6条関係)

保存年限

永・10・5・1・他(　　　　　　)

施行上の取扱い

文書番号

入東消　　　　第　　　　　　　　　号

至急・公印省略・例規・浄書依頼・郵送(書留・速達・普通・内容証明・配達証明)・使送・直接・ファクシミリ・Eメール

起案年月日

平成　　　　　年　　　　月　　　　日

施行予定年月日

平成　　　　　年　　　　月　　　　日

決裁年月日

平成　　　　　年　　　　月　　　　日

施行年月日

平成　　　　　年　　　　月　　　　日

決裁印

公印

照合

浄書

文書審査

決裁(専決)区分

　

　

　

　

　

管理者

消防長

会計管理者

次長

署長

課長

起案者　　　　　　　　　　　課　　　　　　　係

印

管理者

副管理者

消防長

会計管理者

次長

署長

合議者

　

課長

課長補佐

分署長

係長

件名

　

入間東部地区消防組合起案用紙

様式第6号(第11条関係)

郵便切手(はがき、現金封筒)交付台帳

月日

目的

差出先

所管課名

種別

使用枚数

残枚数

使用者印

取扱者印

備考

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

様式第7号(第15条関係)

保存文書廃棄処分目録

　

消防長

合議

課長

係長

主任

　

　

　

　

　

完結年次

簿冊名

種別

類別

冊数

保存終了年月日

処分方法

備考

　

　

永　・　10　・　5・　1